Cum să organizezi un Eveniment Corporate:
Ghid Simplu pentru Începători

Organizarea unui eveniment corporate poate părea complicată, mai ales dacă ești la început. Cu toate acestea, un plan bine structurat și alegerea locației potrivite pot transforma orice întâlnire profesională într-un eveniment memorabil.

Pașii esențiali pentru organizarea unui eveniment corporate sunt:

  • Stabilirea bugetului
  • Alegerea locației potrivite
  • Crearea programului și a activităților
  • Selectarea furnizorilor (echipamente tehnice, decorațiuni, materiale promoționale, give-away-uri etc.)
  • Invitarea participanților și follow-up cu aceștia pentru a ne asigura că nu avem sala goală
  • Colectarea feedback-ului și concluziilor

A. Cum să calculezi bugetul

Un buget realist este cheia unui eveniment reușit. Include toate costurile:

  • Închiriere sală
  • Catering și băuturi
  • Echipamente audio-video
  • Decorațiuni și materiale promoționale
  • Transport și cazare (dacă este cazul)
  • Activități extra, în cazul în care organizezi un team building

💡 Sfat: rezervă 10–15% din buget pentru cheltuieli neprevăzute.

B. Alegerea locației ideale

  • Alege o sală potrivită numărului de participanți ideal cu lumină naturală și echipament modular
  • Alege o locație ușor accesibilă cu mașina sau transportul în comun; verifică dacă locația are parcare
  • Verifică dacă sala are spații adiacente adecvate pentru pauzele de cafea și prânz
  • Alege o locație care se potrivește brandului tău sau audienței
  • Un meniu diversificat contribuie la experiența participanților
  • Asigură-te că există opțiuni vegetariene și vegane

C. Crearea programului evenimentului

Un program reușit trebuie să combine:

  • Prezentări interesante
  • Pauze pentru networking și relaxare
  • Activități interactive dacă organizezi un team building

✅ Cheia succesului: echilibru între conținut util și distracție.

D. Alegerea furnizorilor

  • Asigură-te că furnizorii aleși au experiență în evenimente corporate
  • Semnează un contract clar care include condiții, termeni de anulare și modificare
  • Plătește la timp furnizorii, conform termenilor agreați, pentru a evita surprizele

E. Invitarea participanților și feedback

  • Trimite emailuri de invitație cu detalii și linkuri către formulare online pentru RSVP (ex: Google Forms)
  • Reamintește participanților cu câteva zile înainte și inclusiv cu o zi înainte de eveniment
  • Dacă vrei un număr cât mai exact, toți invitații trebuie contactați și telefonic cu 1–2 zile înainte

F. Evaluarea succesului

  • Trimite chestionare participanților
  • Notează ce a mers bine și ce poate fi îmbunătățit
  • Păstrează lecțiile învățate pentru următoarele evenimente

Recomandari pentru ziua evenimentului:

  • Sosirea cu cel puțin o oră înainte
  • Verificarea aranjamentelor și a echipamentelor tehnice
  • Coordonarea furnizorilor
  • Monitorizarea desfășurării programului

Concluzie

Chiar dacă ești la început, organizarea unui eveniment corporate poate fi simplă și plăcută. Alegând Novotel Bucharest City Centre sau Mercure Bucharest Unirii, beneficiezi de locații moderne, servicii profesionale și flexibilitate.